La ambigüedad del coste del ERP

Comprendida la necesidad de poseer un sistema integrado en el negocio, ya que, de entrada, todo son ventajas, llega el momento de plantearse qué es lo que de verdad se quiere obtener, lo que marcará el coste estimado de la implantación.

En algunas webs se indican que el coste de la implantación es un 3% de la facturación de la empresa (y se quedan tan tranquilos con esta afirmación) es, aparte de inexacto, arriesgado por parte del implantador,  cada empresa es distinta y puede que las casuísticas impidan mantener un presupuesto presentado sin un estudio previo.

La empresa en sí debe ser consciente de que, para garantizar una correcta explotación de su negocio, necesita de distintas herramientas, ya sean productivas, económicas, legales, etc. Por tanto, es necesario ajustar las partidas presupuestarias a todos los recursos que intervienen, entre los que se encuentran, las partidas en informática (formación, equipos, software).

Ahora bien, volviendo al coste de implantación, ya sabidas las necesidades presentes y de futuro cercano que se quieren obtener del ERP, es el momento de tener en cuenta cinco factores que afectan al coste:

·         Adquisición y mantenimiento de software

·         Redes, equipos y otros dispositivos auxiliares (captura de datos, etiquetado, impresión láser de códigos de barra, etc.)

·         Grado de nivel de personalizaciones

·         Formación de personal

·         Consultoría y dirección del proyecto

Estos puntos van a marcar la conveniencia o no de la implantación de un determinado ERP, ya que no todos valen para cualquier tipo de empresa ni, incluso, los más caros tienen por qué ser los más adecuados, debido, entre otras cosas, a unas necesidades básicas, pero, al mismo tiempo fundamentales, que se pueden cubrir con un ERP más asequible.

Se puede entender que un software más complejo afecta a todos los parámetros del coste, en la duración del proyecto y en la inversión de formación de personal, al mismo tiempo, se puede llegar a complicar más, si las exigencias/necesidades de la empresa, requieren un alto grado de personalizaciones.

Cuanto más complicado el proyecto, cuantas más automatizaciones se quieran conseguir, cuanto más personalizado, mayor coste.

Pero de los cinco factores que afectan al coste, hay uno clave y conflictivo a la vez, que va a marcar la evolución de la implantación así como de la satisfacción percibida en la explotación del ERP: la dirección de proyectos. Ésta debe asesorar en la elección del ERP, formar al personal del cliente y participar activamente en la explotación/seguimiento y mejora del ERP.

Hay que tener en cuenta que la consultora de implantaciones está para dar apoyo, apoyo que debe ser entendido a todos los niveles, sea de equipos, redes, adaptaciones, resolución de incidencias y búsqueda de soluciones a las nuevas necesidades que puedan ir surgiendo. Como es lógico el impacto en el coste de la implantación es apreciable, por lo que es necesario que el cliente analice bien la lógica de las partidas presupuestadas en los tiempos de implantación y seguimiento. Pero también debe ser consciente de que el coste de ese asesoramiento y apoyo va orientado a mejorar la gestión, dado que se “adquiere” un equipo humano que, en otras circunstancias, no podría ser rentable al no poder afrontar los costes de un departamento de informática única y exclusivamente para una sola PYME -PYME mediana/pequeña-, por lo que debe ver la dirección del proyecto como un equipo más orientado a la participación en la consecución de los objetivos empresariales.